La documentación ha sido generada por el Ayuntamiento de Alcolea del Río en el ejercicio de sus funciones institucionales propias a partir de la dirección política y la gestión administrativa de los intereses de la localidad y de sus habitantes.
Este fondo nos permite un mejor conocimiento de los orígenes y la evolución del Ayuntamiento, de su organización, competencias y funcionamiento, así como de la historia del municipio y de las peculiaridades de su vida local desde la Edad Moderna.
Entre sus documentos destacan, primeramente, aquellos que reflejan las decisiones adoptadas por el Alcalde o por los demás órganos gobierno (libros de resoluciones, libros de actas y expedientes de sesiones del Pleno, Comisión de Gobierno y otras).
Suele destacarse, respecto a estos documentos, el valor de las actas capitulares o actas del Pleno, como los más solemnes y representativos del fondo municipal. Se trata de una de las series cuyo contenido presenta una mayor diversidad informativa, pues recoge todas las deliberaciones y acuerdos del Concejo sobre todos los asuntos tratados en sus sesiones, los cuales podían afectar a casi todos los aspectos de la vida local. Las más antiguas conservadas en datan de 1637, sucediéndose prácticamente sin interrupción hasta nuestros días.
A éstas decisiones sirve de apoyo un variadísimo conjunto de expedientes y dossiers que acumulan informes técnicos, solicitudes y alegaciones de particulares, oficios, comunicaciones...en relación con cada uno de los asuntos que se contemplan y resuelven por tales órganos. La índole de estos asuntos viene dada por las competencias legalmente reconocidas a lo largo de la historia a dichos órganos de gobierno, desde las materias de organización y regulación del funcionamiento de los órganos, la administración y servicios municipales hasta la gestión económico-financiera de los recursos con que cuenta el municipio. Los servicios municipales, encaminados a la ordenación del territorio, la población y la vida económica local producen testimonios documentales textuales y gráficos cuya conservación adecuada y racional a lo largo del tiempo proporciona una valiosa información sobre multitud de aspectos básicos de la vida y la historia en la localidad.
Los documentos recibidos por el Concejo originados por alguna autoridad externa, real o señorial, por los que se realizan concesiones o se comunican decisiones o sentencias al Concejo, se solían, reproducir por el escribano en el libro de actas o en el libro registro de escribano. Son reproducciones de tipología documental real y chancilleresca o señorial (cartas de privilegio, cartas de merced, privilegios, reales provisiones)
Por su parte, los padrones vecinales o de habitantes, constituyen una primerísima fuente de información para los estudios demográficos a nivel local. Los más antiguos que se conservan son del año 1924.
La documentación relativa a cuestiones fiscales y tributarias está presente en éste archivo municipal mediante las "cuentas de propios y arbitrios" desde (1764), así como en los catastros (desde 1873), los padrones de impuestos, contribuciones y arbitrios, con testimonios que datan de (1758) hasta los de nuestros días; los presupuestos municipales (desde 1872), cuentas generales, cuentas de caudales, libros diario de Intervención y una extensa variedad de registros contables regulados en la legislación de los ss. XIX y XX.
Por el contrario, la mayor parte de las series documentales recogidas en el actual cuadro de clasificación no están presentes de una manera regular y frecuente en éste, como en la mayor parte de los archivos municipales sevillanos, hasta al menos el 1er. tercio del s. XX, coincidiendo con el progresivo incremento de la producción documental especialmente acelerado a partir de la ley municipal de 1877 y continuado por la ley de bases de 1945, que establece un mayor repertorio de competencias municipales reconocidas, así como un listado de servicios mínimos obligatorios, cuyo alcance dependerá del volumen de población, en materias como urbanismo, sanidad, abastecimiento de agua, abastos y consumo, transportes, educación, cultura, agricultura, industria y fomento.
A pesar de lo señalado, la existencia de manera regular de documentación sobre, por ejemplo, casi toda la actividad urbanística desde los años 40 de nuestro siglo posee un significado valor testimonial sobre la realización de las principales transformaciones acusadas por el Municipio en los tiempos recientes ( la llegada del alumbrado, del abastecimiento de agua potable, las primeras obras de pavimentación, de instalación del alcantarillado. Algo parecido puede decirse, salvando la menor regularidad en su conservación, sobre la documentación correspondiente a las secciones de Agricultura, Paro obrero (sobre lo que existen documentos desde 1932), Beneficencia, Sanidad, Educación y Cultura. A este respecto son destacables, por su antigüedad o continuidad, series como las de las actas de la Junta Municipal de Asociados, de 1873; los expedientes de educación (desde 1901) o los de elecciones (desde 1909).
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